استفاده از هوش مصنوعی در کار تیمی؛ از تماشای صفحه تا گفتگوی جمعی

بر اساس نظرسنجی مؤسسه Capgemini از ۵۰۰ مدیر ارشد، تا سه سال دیگر حضور فعال هوش مصنوعی در جلسات تیمی بیش از سه برابر می‌شود و مدیران می‌خواهند جلسه‌هایشان بهتر شود و هوش مصنوعی به آن‌ها خروجی باکیفیت‌تری بدهد. روی ۶۰ مدیر آزمایشی انجام شد که تصویر دیگری را نشان داد. ساعت اولیه با هیجان شروع شد و همه مشتاق بودند تا ببینند که نتیجه ایده ادغام هوش مصنوعی چه خواهد بود. اما خیلی زود جلسه به سکوت رسید. اعضای تیم عقب نشستند و به صفحه‌ای نگاه کردند که یکی‌یکی جواب‌ها را می‌ساخت. تقصیر نه گردن فناوری بود و نه مسئله مهارت افراد بود. مشکل این بود که تیم به گونه‌ای مطلوب با هوش مصنوعی صحبت نمی‌کرد. افراد تیم با هوش مصنوعی تعامل فعال نداشتند. در ادامه می‌بینید که چه چیزی این گفتگو را خراب کرد و با ساختن چه عادت‌هایی می‌توان استفاده از هوش مصنوعی در کار تیمی را، به همکاری واقعی انسان و ماشین تبدیل کرد.

پیش از اولین پرامپت: هوش مصنوعی فکر می‌کند با یک نفر حرف می‌زند

این آزمایش پنج ماه طول کشید و ۱۲ شرکت در آن مشارکت داشتند. در هر شرکت، تیمی از سه مدیر یا بیشتر حضور داشتند که همه قبلاً با هوش مصنوعی مولد کار کرده بودند. آن‌ها از ابزار ChatGPT استفاده می‌کردند و می‌خواستند برای یک چالش استراتژیک راه‌حل طراحی کنند. هر تیم در مجموع به مدت 30 ساعت پنج جلسه حضوری داشتند. یکی از پژوهشگران بعد از اینکه متن گفتگوها را خواند گفت که اگر نمی‌دانست جلسه گروهی است، فکر می‌کرد فقط یک نفر با هوش مصنوعی حرف می‌زند. در یک تیم یا گروه وقتی مشاور یا همکار تازه‌ای وارد جلسه می‌شود، همه خودشان را معرفی می‌کنند و می‌گویند چه کاره‌اند. اما هیچ‌کس با هوش مصنوعی این کار را نکرد، هیچ‌کس خودش را به او معرفی نکرد. او از زمینه، تیم، نقش‌ها و هر چیز دیگری بی‌خبر بود. پس مدل هم به کسی که تایپ می‌کرد جواب داد، نه به گروهی با تخصص‌ها و دیدگاه‌های متفاوت.

استفاده از هوش مصنوعی توسط تیم یا یک نفر

هوش مصنوعی را در سه حالت توصیف می‌کنند: هوش مصنوعی که جلسه را آماده‌سازی می‌کند، هوش مصنوعی روی یک صندلی و با یک نقش که تسهیل‌گر با آن کار می‌کند، و هوش مصنوعی روی یک صندلی‌ که همه شرکت‌کنندگان از آن استفاده می‌کنند. ماجرایی که ما آن را دنبال می‌کنیم برای زمانی است که همه شرکت‌کنندگان با هوش مصنوعی تعامل دارند و آن را به چالش می‌کشند.

معرفی پنج‌دقیقه‌ای تیم

اول از هر کاری همانطور که برای اولین بار با کسی برخورد می‌کنید و خود را معرفی می‌کنید، قبل از هر سؤال، تیم را معرفی کنید. مثلاً: «ما چهار نفریم: مسئول فروش، مدیر محصول، یک طراح و یک تحلیلگر داده. امروز می‌خواهیم درباره قیمت‌گذاری اشتراک جدید تصمیم بگیریم. جواب‌هایت را به کل گروه بده و بگو هر نکته به کدام نقش مربوط است.»

هدایت تیم توسط هوش مصنوعی

در جلسه‌های اول، درخواست‌های افراد از هوش مصنوعی کوتاه بود: «یک مثال دیگر بزن»، «این مسیر درست نیست». افراد برای درخواست‌هایشان دلیلی نداشتند، جواب‌های او را با استدلال رد یا قبول نمی‌کردند. هوش مصنوعی هم بی‌آنکه کسی بخواهد، «مراحل بعدی» را پیشنهاد می‌داد و گزینه‌های آماده می‌چید. تیم با یک «باشه، گزینه ب» جلو می‌رفت و گفتگو پیش از شکل‌گرفتن نظر مشترک، مسیر خودش را پیدا می‌کرد. این مسیر را هوش مصنوعی ساخته بود نه نظر و توافق تیم.

پرامپتی که هدف و دلیلش را می‌گوید

«مثال دیگر بزن» فقط یک دستور است. «مشتریان ما شرکت‌های کوچک با بودجه محدودند؛ دو مثال بزن که به این محدودیت بخورد و بگو چرا» به مدل مواد کار و زمینه را نشان می‌دهد و به اعضای تیم هم فرصت می‌دهد استدلال یکدیگر را بشنوند.

مکث پیش از ارسال پرامپت

تیم‌ها کم‌کم یاد گرفتند که قبل از اینکه هر درخواست را بفرستند، درباره نحوه بیانش با هم حرف بزنند. آن‌ها فهمیدند که باید خودشان مسیرهای دیگر را بسنجند و خروجی هوش مصنوعی را جمعی به چالش بکشند. برای اینکه افراد به انجام این کار عادت کنند، مدتی زمان برد. در جلسه دوم هنوز هم بعضی از تیم‌ها فقط به خروجی واکنش نشان می‌دادند و مسیری که هوش مصنوعی باید می‌رفت را هدایت نمی‌کردند. می‌توانید مکث را در خود پرامپت هم بگنجانید:«قبل از ادامه، منتظر تصمیم ما بمان.» شرکت‌کنندگان، این قضاوت جمعی را ارزشمند می‌دانستند: سه نفر از هر پنج نفر گفتند که این قضاوت، جلوی اعتماد بیش‌ازحد و همرنگی با خروجی مدل را می‌گیرد.

هوش مصنوعی نقش‌های مختلفی را می‌تواند بازی کند

بیشتر تیم‌ها به هوش مصنوعی تنها یک نقش می‌دادند، اکثراً هم این نقش پژوهشگر یا متخصص موضوع بود. تا آخر جلسه هوش مصنوعی را در همان نقش نگه می‌داشتند. هیچ تیمی از آن نخواست بدبین یا منتقد باشد، یا از نگاه مشتری و رقیب به ایده‌ها نگاه کند. اما همین نگاه‌ها هستند که فرض‌های پنهان را بیرون می‌کشند و مسیر گفتگو و خروجی را تغییر می‌دهند. بعد از مداخله، نقش‌ها با مرحله بحث عوض شدند: شریک طوفان فکری، منتقدی که مفروضات را می‌آزماید، نمونه‌ساز برای ساخت اولیه محصول و داستان‌گو برای صیقل دادن ارائه. جالب اینکه مدل در همان یک جلسه می‌تواند لحظه‌ای نماینده یک ذی‌نفع باشد و لحظه بعد نماینده ذی‌نفعی دیگر. اینجا دیگر هوش مصنوعی واقعا به‌عنوان هم‌تیمی نقش می‌گیرد و از دستگاه پرسش‌وپاسخ جدا می‌شود. اینکه مدل منتقد باشد باعث نمی‌شود که خودبه‌خود همه‌چیز حل شود. در پژوهشی که سیستم مدافع شیطان مبتنی بر مدل زبانی را آزمود، وقتی هدفش به چالش کشیدن نظر اکثریت گروه بود، فقط تلاش می‌کرد تا گروه از توصیه‌های هوش مصنوعی درست استفاده کند. اینجا حتی بحث‌ها نسبت به زمانی که منتقد، خود پیشنهاد مدل را زیر سؤال می‌برد کوتاه‌تر شد. باید منتقد را هم روی ایده‌های اعضا بگذارید و هم روی جواب خود هوش مصنوعی.

بعد از پایان جلسه

تیم‌ها دوباره متن گفتگوی جلسه اول را خواندند و با چند پرسش سنجیدند: خودمان را معرفی کردیم؟ بیش از یک نقش دادیم؟ استدلال‌مان را گفتیم یا با دستورهای کوتاه رد شدیم؟ این بازبینی، همراه با چند نکته عملی و پرامپت آماده باعث شد جلسه دوم از جلسه اول متمایز شود. می‌توانید کار را به خود هوش مصنوعی هم بسپارید: باید متن گفتگو و چک‌لیست را بارگذاری کنید و از مدل بخواهید مثل مربی آن را ارزیابی کند، یا اینکه آن را شریک تمرین جلسه بعد کنید.

جلسه بعد و جلسه بعدتر: جا انداختن عادت

اگر این شیوه را دائماً تقویت نکنید، خودبه‌خود جا نمی‌افتد و در تلاش اول هم معمولاً کامل اجرا نمی‌شود. سه کار کمک‌تان می‌کند:

• در دستور جلسه برای هوش مصنوعی جایگاه و نقش تعریف کنید، مثلاً دور معرفی پنج‌دقیقه‌ای اول و یک بازه ۱۵ دقیقه‌ای آخر که در آن نقش بدبین را بازی می‌کند.
• چند پرامپت نقش‌دهی آماده داشته باشید («از دیدگاه ... نگاه کن»، «ذی‌نفع X به ... چه واکنشی نشان می‌دهد؟»).
• بعد از جلسه گفتگو را بازبینی کنید.

نقش مدیران و رهبران در پذیرش هوش مصنوعی

خود تیم‌ها برای بازطراحی جلسه یا تغییر رسم‌های جاافتاده اختیاری ندارند. برای اینکه هوش مصنوعی را در تیم ادغام کنید، مدیر باید تصمیم بگیرد و شیوه جدید را رسمی کند. او می‌تواند با یک جلسه آزمایشی شروع کند و از همان اول مشخص کند چند دور تکرار طبیعی است. بعد از آزمایش هم باید پافشاری کند، وگرنه تیم‌ها به عادت‌های قدیمی برمی‌گردند و این شیوه اثرش را از دست می‌دهد.

اعداد درباره استفاده از هوش مصنوعی در جلسه چه می‌گویند

نظرسنجی شرکت‌کنندگان بیانگر این بود که میانگین تعامل ۳۰ درصد بالاتر رفت. دو سوم گفتند گفتگوهای گروهی هم‌سویی و همکاری‌شان را بهتر کرد و خروجی را باکیفیت‌تر کرد.

پرسش‌های متداول

هوش مصنوعی هم‌تیمی است یا جایگزین یک عضو؟

هوش مصنوعی جانشین انسان نیست اما به عنوان عضو اضافه به تیم کمک می‌کند. تصمیم و قضاوت پیش انسان می‌ماند.

برای شروع کدام نقش را امتحان کنیم؟

برای اینکه شروع ساده‌ای داشته باشید با همان بازه ۱۵ دقیقه‌ای پایان جلسه شروع کنید. از هوش مصنوعی بخواهید نقش بدبین را بازی کند و ایده‌هایی را که تیم قبول کرده به چالش بکشد. ریسکش کم است و نتیجه‌اش زود دیده می‌شود.

آیا فقط با ChatGPT جواب می‌دهد؟

آزمایش فقط با ChatGPT انجام شد. منطق روش به ابزار خاصی وابسته نیست، اما درباره ابزارهای دیگر شواهد مستقیمی در دست نیست.

از کجا شروع کنیم

یک جلسه انتخاب کنید. در پنج دقیقه اول تیم را به هوش مصنوعی معرفی کنید و ۱۵ دقیقه آخر جلسه به مدل نقش منتقد را بدهید. بعد، متن گفتگو را با چند سؤال ساده بازبینی کنید. این‌طوری استفاده از هوش مصنوعی در کار تیمی با همین چرخه کوچک، از تماشای صفحه‌ای که جواب‌های مدل را به نمایش می‌گذارد به گفتگوی واقعی بین اعضا و مدل می‌رسد.